Служебная записка – это информационно-справочный документ для внутреннего пользования в коммерческой компании, который составляется на уровне горизонтальных связей компании, т.е., между руководителями или специалистами равноправными подразделений.
Записка носит информационный характер и является удобным корпоративным инструментом согласованной работы разных подразделений или филиалов фирмы или предприятия.
Обычно служебные записки, в отличие от докладных записок, пишутся для информирования равноправных объектов управления о вопросах хозяйственного, материально-технического, кадрового, внутриорганизационного и информационного обеспечения. Документ может нести в себе информирование, просьбу, предложение, запрос, требование по существу излагаемого вопроса и т.д.
Для чего пишутся служебные записки на сотрудника?
Поводов для написания служебных записок несколько:
1- в некоторых компаниях все вопросы горизонтального управления и информирования требуют документального подтверждения;
2- некоторые управленческие вопросы можно решить на уровне равноправных подразделений, без привлечения вышестоящего руководства;
3- подобные документы часто необходимы для контроля активности работы различных подразделений компании.
Служебная записка. Как пишется этот документ?
Служебные записки считаются документами внутрикорпоративной отчетности и пишутся в соответствии с определенными стилистическими и техническими стандартами. Требования к этому документу подробно изложены в приложении к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Любая кадровая и архивная служба в компании хороша знает, как пишутся служебные записки – примеры для их написания представлены в списке инструкций и в большом количестве представлены в Интернете.
Как пишется служебная записка?
Пример ее написания и оформления мы изложим в этой статье.
Бланк. Служебная записка пишется на листе бумаги формата А4 или в электронном виде на виртуальном бланке организации.
Форма написания. Считается, что этот вид документов не имеет жестких стилистических и формальных требований. Содержание записки излагается в произвольной форме.
Оформление. А вот оформление записки имеет свои строгие стандарты, которых вам необходимо придерживаться!
Вам необходимо указать в бланке служебной записки:
1. Наименование организации и своего структурного подразделения.
2. Свое ФИО и должность в организации.
3. Наименование адресата записки (получателя).
4. Наименование документа («Служебная записка»).
5. Заголовок текста (в зависимости от содержания записки).
6. Текст записки с кратким изложением информации.
7. Подпись указанием вашей должности.
8. Дату написания записки.
9. Регистрационный номер документа.
Все реквизиты и содержание записки необходимо тщательно перепроверить перед отправкой, так как это – юридический документ, и точность его оформления влияет на его официальность и достоверность.
